سلام خدمت همه‌ی شما همراهان عزیز. مفتخرم که با یکی دیگر از مقالات کاربردی از سایت مشاوره‌ی تحصیلی امیر میرهلی در خدمت شما هستم. به مراتب زیادی در ویس‌های کانال و مشاوره‌ها در ارتباط با مدیریت زمان و اهمیت این موضوع عرض کردم. در این مقاله به نوعی قصد دارم بار دیگر از مسئله را مورد برسی قرار دهیم. با من همراه باشید تا سبک برنامه ریزی Time Blocking برای استفاده‌ی حداکثری از برنامه روزانه خدمت شما ارئه دهم.
فهرست محتوایی
مدیریت زمان
این بخش از مقاله را با جمله‌ای از کال نیوپورت نویسنده کتاب کار عمیق آغاز می‌کنم. « 40 ساعت کاری بلوک‌بندی شده در هفته، به طور تخمینی به همان میزان بازدهی خواهد داشت که 60 ساعت کاری بدون هیچ ساختار و برنامه‌ای در هفته انجام می‌دهید.» به نوعی اگر شما برنامه‌ی مشخص به همراه کنترل و نظارت بر تک تک ثانیه‌ها نداشته باشید زمان‌های زیادی به بطالت می‌گذرانید. اکثریت به این علت دچار کمبود زمان هستیم که سارقین وقت ارزشمندمان را نمی‍شناسیم. گاهی اوقات این سارقین همان افکار بیهوده‌ای هستند که تمرکز ما را از کار اصلی منحرف می‌کنند به سمت دیگر. یا حتی می‌توانند دوستانی باشند که به آن‌ها اجازه می‌دهیم در هر برههی زمانی با تماس یا پیامک برای ما مزاحمت ایجاد کنند. اگر تصمیم به بهروری بیشتر از زمان داریم باید تک به تک این سارقان را شناسایی کرد و کنار گذاشت.
Time Blocking و مدیریت زمان
این سبک از روش‌هایی برای مدیریت و بهره‌وری بیشتر از زمان است. این روش 24 ساعت شبانه‌روز را به بازه‌های زمانی مشخصی تقسیم‌‌بندی می‌کند. یا به نوعی هر بازه‌ی زمانی به بلوکی تقسیم می‌شوند که مختص انجام کاری هستند. این سبک یکی از روش‌های بسیار مهم برای انجام کار عمیق است. توسط این تکنیک می‌توانید اقدامات خود را بسته به اولویت و میزان انرژی‌تان در بازه‌ی زمانی خاصی از روز قرار دهید. که البته توصیه من همیشه این است که قورباغه بزرگ را اول صبح بخورید. (کار سخت و پر چالش روزتان را اول صبح قرار دهید.) شاید از نظر شما کمی بیهوده باشد اما از دو منبع تجدیدناپذیر و مهم شما یعنی تمرکز و زمان به خوبی محافظت می‌کند. همچنین از به هدر رفتن انرژی دهنی شما با پریدن به کاری دیگر جلوگیری می‌کند. به دزدان زمان ارزشمندتان، اجازه‌ی سرقت نمی‌دهد.
برای نتیجه‌ی بهتر از Time Blocking اقدامات روزانه‌ی خود را اوویت‌بندی کنید.
برسی کنید در هفته‌ی آتی چه اقداماتی باید انجام دهید. تک تک آن‌ها را روی کاغذ بنویسید. به یاد داشته باشید اجازه ندهید که کمال‌گرایی بیهوده اقدامات زیاد و فهرست عجیب و غریبی برای شما بچیند. این کار شما را از ادامه‌ی راه دلسرد و ناامید می‌کند. الان باید کارها را با توجه به میزان زمانی که نیاز دارند در طول هفت روز هفته تقسیم کنید. در انتهای هر روز باید عملکرد خود را برسی کنید. باگ‌های اتلاف زمان را به درستی شناسایی کنید. و حرفی که بارها زده‌ام خودتان را پایش کنید. کارهای انجام نشده در طول روز را مرور کنید و سعی کنید آن‌ها را جبران کنید. اگر روز‌های هفته را به این سبک بلوک‌بندی کنید نیازی نیست که هر بار انرژی خود را بابت تصمیم‌گیری صرف کنید یا اینکه استرس کمبود زمان داشته باشید. به این صورت انرژی ذهنی و روانی شما مدیریت می‌گردد.
از دیگر فواید Time Blocking
1. ایجاد ضرب‌العجل زمانی
طبق قانون پارکینسون کار در بازه‌ی زمانی محدود با کیفیت و سرعت بیشتری انجام خواهد شد. با مثالی منظورم را از این گفته بهتر می‌رسانم. فرض کنید شما 2 ساعت زمان برای مرور درس فیزیک با 50 تست به همراه برسی پاسخ‌ها نیاز دارید. در برنامه‌ریزی بلوک‌بندی شده که از شب قبل یا اول هفته قرار می‌دهید بازه‌ی زمانی 1:45 دقیقه برای این درس اختصاص دهید. این کار کمک می‌کند تا زمان خود را محدود کنید. این نوع عملکرد برای شما 15 دقیقه برای شما ذخیره می‌گردد که می‌توانید برای درس دیگر یا کار عقب افتاده از آن استفاده کنید. این محدودیت زمانی به عملکرد شما سرعت می‌بخشد. بنابراین با تمرکز و سرعت بیشتری انجام می‌شود. به همین خاطر با محدود کردن زمان عملکرد مناسب و بهتری خواهیم داشت.
2. اکثریت کارها سر وقت انجام خواهند شد.
حتما تجربه‌ی این موضوع را تا به حال داشته‌اید که شروع کار برای شما سخت و دشوار باشد. و حتما از دسته افرادی بودید که تا تمام نمی‌شد از آن دست نمی‌کشیدید. با سبک بلوک‌بندی زمان دیگر هیج جای نگرانی برای به تعویق افتادن کارها نیست. البته به شرط اینکه عادت تمام کردن صد در صد یک کار در یک روز را کنار بگذارید. وقتی شما بازه‌ی زمانی مشخصی برای هر کار قرار می‌دهد و با تمام تمرکز و قوا انجام می‌دهید بخشی از کار که باقی می‌ماند به روز دیگر موکول کنید. در غیر این صورت با کاهش تنوع کار یا به نوعی کاهش تنوع مظالعاتی در روز شما را خسته می‌کند.
3. داشتن تمرکز بیشتر برای انجام کارها
اگر هر کاری طبق برنامه در بازه‌ی زمانی مشخصی پیاده شود این امنیت خاطر و آرامش ذهنی برای شما ایجاد می‌شود که به احتمال زیاد اکثریت کارها به نحو احسنت طبق دد لاین انجام می‌شوند. حتما قبلا به خاطر کمبود زمان انجام چند کار همزمان باهم را داشته‌اید. مثلا ناهار خوردن و مرور درس. یا حتی فکر کردن به موضوع غیر درسی در زمان مطالعه. مولتی تسکینگ بودن از تمرکز شما برای انجام کارها می‌کاهد. در صورتی که زمان هر عملکرد طبق بازه‌ی زمانی مشخصی از قبل مشخص باشد دیگر نیازی به انجام دو یا چند کار همزمان با هم نیست. همچنین کارها با تمرکز و بهره‌وری بالاتری انجام می‌شوند.
4. احساس مسئولیت بیشتری خواهید داشت.
وقتی انجام هر وظیفه‌ای در بازه‌ی زمانی مشحص باشند و خود را موظف به انجام آن بدانید، احساس مسئولیت بیشتری برای اجرای آن دارید. در نهایت وارد یک سیکل و چرخه‌ی مطلوبی می‌شوید. در پایان روز که خود را پایش می‌کنید از عملکرد خود به خاطر استفاده‌ی مفید از روزتان رضایت خواهید داشت. این رضایت‌مندی و احساس خرسندی احساس مسئولیت بیشتری در شما بوجود می‌آورد.
چند نکته برای استفاده‌ی بهتر از Time Blocking
یک تایمر تنظیم کنید.
یک تایمر تهیه کنید تا زمانی که برای هر فعالیتی اختصاص دادید به شما اطلاع دهد. وجود این تایمر برای شما در کنار ایجاد انگیزه کمک می‌کند تا از سایر پروژه‌ها غافل نشوید.
به اندازه‌ی کافی استراحت کنید.
بین هر بازه‌ی زمانی که فعالیت خود را انجام دادید اگر نیاز به استراحت داشتید استراحت کنید.
مرور کنید، ویرایش کنید، تکرار کنید.
در پایان روز عملکرد خود را پایش کنید، ببینید کجا زمان از دست داده‌اید و چه طور می‌توانید جبران کنید. اگر از برنامه عقب افتادید حتما علت آن را برسی کنید و برای جبران تایمی را مد نظر بگیرید.
در پایان
در این مقاله سعی کردم مجددا نکات مرتبط به مدیریت زمان را مرور کنم. شما را با سبک بلوک‌بندی زمانی آشنا کردم که به شما کمک می‌کند طبق دد لاین با احساس مسئولیت و احساس رضایت‌مندی کارها را انجام دهید و از طول روز خود بهترین بهره‌وری را داشته باشید. برای آشنایی با مسائل فراشناختی و مطالب مرتبط با درس با سایت مشاوره‌ی کنکور امیر میرهلی همراه باشید.